「グリーンファイルに教育記録を綴じて」と言われて、どの様式を指しているのか一瞬迷った経験がある事務担当者は多い。全建統一様式は号数が細かく分かれており、しかも「様式」と「参考様式」が並行して存在するため、初めて安全書類を担当する立場では混同しやすい。
この記事では、全建統一様式のうち安全衛生教育の実施記録に当たる様式がどれか、記入時に差し戻されやすい項目、そして紛らわしい参考様式との使い分けを整理する。
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グリーンファイルとは何の集合体か
グリーンファイルとは、建設現場で作成・提出される労務安全書類の通称であり、書類を綴じるファイルの表紙が緑色であることに由来する。書式そのものを明確に定めた法律はなく、事業者や地域によって記載方法が異なっていたため、一般社団法人全国建設業協会（全建）がこれを統一した様式（全建統一様式）を策定している。全建は全国47都道府県の建設業団体で構成される組織で、この様式は法令の改正に合わせて定期的に改訂されており、現行は改定6版（令和6年10月時点）である。
全建統一様式に法的な提出義務があるわけではないが、独自書式を使うと現場ごとに記載ルールが変わり、協力会社側の作成負担が増える。統一様式を使えば、どの元請の現場でも同じ知識で書類を作成できる。
グリーンファイルの2系統 — 教育記録はどちらか
全建統一様式は、大きく「施工体制台帳関係」と「労務安全関係」の2系統に分かれる。施工体制台帳関係には、施工体制台帳（様式第3号）、再下請負通知書（様式第1号-甲）、下請負業者編成表（様式第1号-乙）、工事作業所災害防止協議会兼施工体系図（様式第4号）、作業員名簿（様式第5号）などが含まれる。これらは主に「誰が現場に入っているか」を管理する書類である。
安全衛生教育の実施記録は、もう一方の労務安全関係に属する。労務安全関係には、工事安全衛生計画書（様式第6号）、新規入場時等教育実施報告書（様式第7号）、新規入場者調査票（参考様式第3号）、安全ミーティング報告書（様式第8号）などが並ぶ。教育記録を綴じる際に迷ったら、まず「施工体制台帳関係の一式」と「労務安全関係の一式」のどちらのファイルに綴じるべきかを確認すると、様式の探し違いを防げる。
様式第7号「新規入場時等教育実施報告書」の中身
安全衛生教育の実施記録に当たるのが、様式第7号「新規入場時等教育実施報告書」である。この様式を提出する目的は、下請業者の作業員が所定の安全衛生教育を受け、現場に入場させることを元請業者に報告することにある。教育を行う責任は、雇入れ時等の教育（労働安全衛生法第59条）や職長等の教育（同法第60条）として、下請業者側にある。一方で、元請業者側にも、教育を行うための施設や資料を提供する義務が同法第30条・労働安全衛生規則第642条の3で定められている。
様式の記入項目は、欄外と欄内に分かれる。欄外には、報告書を提出する日付、工事現場の名称（事業所の名称）、元請の現場代理人（所長名）、教育を受けた下請業者の会社名、その現場代理人を記入する。欄内には、教育の種類（新規入場時／雇入時／作業変更時／送り出し時のいずれかを選ぶ）、実施日時、実施場所、教育方法、教育内容、講師、受講者氏名、使用した資料を記入する。受講者氏名の欄には「受講者に氏名を自筆させること」という注記があり、代筆やパソコン入力を認めない元請も少なくない。
差し戻されやすい4つの項目
様式第7号は項目自体は単純だが、実務ではいくつかの取り違えが繰り返し起きる。
1つめは、事業所の名称を元請会社の名称と混同することである。 ここで記入するのは元請会社の会社名ではなく、工事現場の名称そのものである。「〇〇マンション新築工事」「△△ビル改修工事」のように、現場を特定できる名称を記入する。
2つめは、所長名を自社の責任者名と取り違えることである。 ここに記入するのは、教育を受けた自社（下請業者）の責任者ではなく、あくまで元請会社の現場代理人（所長）の名前である。元請が一次請け・二次請けに仕事を委託している多層構造の現場でも、記入するのは元請会社の所長名であり、一次・二次の会社の責任者名ではない。
3つめは、受講者氏名を自筆にするかどうかの確認漏れである。 様式には「受講者に氏名を自筆させること」という注記があるが、これを承知せずエクセルで作成し、氏名欄も入力で済ませてしまうケースがある。自筆以外を認めない元請かどうかは、現場ごとに事前に確認する必要がある。
4つめは、受講者が多く欄に書ききれないときに「別紙添付の通り」と明記し忘れることである。 別紙をつけたのに本欄への一言の記載を忘れると、受講者の対応関係が不明瞭になり、差し戻しの対象になりやすい。
参考様式第3号「新規入場者調査票」との使い分け
様式第7号には「新規入場者調査票が作成される場合は本様式の提出は不要」という注記がある。新規入場者調査票（参考様式第3号）は、作業員一人ひとりの現場入場時の情報（本人確認事項や資格、健康状態の申告など）をまとめて確認する書類で、そこに教育実施の確認欄が含まれる場合、様式第7号を重ねて提出する必要はない。
どちらを使うかは元請側の運用で決まっており、現場ごとに異なる。協力会社の事務担当者としては、初めて入る現場では「教育の記録はどの様式で管理していますか」と最初に確認しておくと、様式の重複作成や提出漏れを防げる。
保存期間と管理
新規入場時等教育実施報告書は、労働基準監督署の立ち入り調査や元請の安全パトロールで提示を求められることがある書類である。多くの元請では、工事現場が閉鎖された後も一定期間、書類を保存する運用を取っている。保存期間の定め方は元請ごとに異なるため、契約時や入場時の案内で確認しておく必要がある。現場単位でファイルに綴じるだけでなく、本社側でも一括して控えを管理しておくと、後日の照会に対応しやすい。
安全書類の作成自体を効率化したい場合は、施工体制台帳や作業員名簿を含めた書類作成を支援するAnzenAIのようなサービスも選択肢になる。
なお本記事の内容は2026年8月時点で確認できる公開情報に基づいています。全建統一様式の最新の改訂状況や、個別の元請が定める運用ルールは、発注者・元請または全国建設業協会にご確認ください。
本記事は一般的な参考情報であり、法的・専門的な助言を提供するものではありません。法令の解釈・適用や個別事案への対応は、専門家または所轄の行政機関にご確認ください。記載内容は執筆時点の情報に基づきます。
綴じる中身をどう作るかは、毎日のKY活動を記録に変えるを参照してほしい。
まとめ
- グリーンファイルは全建統一様式に基づく労務安全書類の通称で、「施工体制台帳関係」と「労務安全関係」の2系統に分かれる
- 安全衛生教育の実施記録は労務安全関係に属し、様式第7号「新規入場時等教育実施報告書」がこれに当たる
- 差し戻されやすいのは、事業所の名称（現場名か元請名か）、所長名（元請の代理人か自社の責任者か）、受講者氏名の自筆要否、別紙添付時の本欄記載の4点
- 新規入場者調査票（参考様式第3号）で教育実施が確認できる場合、様式第7号の提出は不要になる運用がある
- どちらの様式で教育記録を管理しているかは現場ごとに異なるため、入場前に確認しておくと重複や提出漏れを防げる
なお、ヒヤリハットの収集は姉妹アプリの安全ポスト＋が担う。現場と組織の登録は2つのアプリで共有している。
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よくある質問
Q. 様式第7号は誰が作成・提出するものですか
教育を受けた下請業者側が作成し、元請業者に提出する。元請業者はその書類を確認・保存し、グリーンファイルの一部として管理する。
Q. 電子データやPDFでの提出は認められますか
近年はExcelやPDFによる電子的な作成・提出も増えているが、紙での提出を義務付ける元請も存在する。電子提出が認められるかどうかは、現場ごとの運用ルールに従う必要がある。
Q. 受講者氏名は必ず自筆でなければいけませんか
様式には自筆させることという注記があるが、エクセル入力等を認める元請もある。ただし「自筆以外は不可」とする元請もあるため、現場に入る前に確認しておくことが望ましい。
Q. 全建統一様式を使わずに独自の様式で提出してもよいですか
全建統一様式の使用に法的な義務はなく、元請が独自書式を定めている現場ではそれに従う必要がある。ただし独自書式は現場ごとに異なるため、複数の元請と取引がある協力会社にとっては、全建統一様式に揃えておくほうが作成の手間が少ない。
Q. 新規入場者調査票と様式第7号の両方を提出する必要はありますか
様式第7号には、新規入場者調査票が作成される場合は本様式の提出が不要である旨の注記がある。どちらを使うかは元請の運用によって決まるため、重複して作成する前に現場の窓口に確認するとよい。